Gli strumenti cloud per gestire bene il tuo lavoro
Se sei in proprio e vuoi limare alcune spese senza rinunciare alla qualità del lavoro, o se semplicemente vuoi decentrare files e documenti che altrimenti andrebbero persi una volta salvati in un solo devices, l’iCloud è quello che fa per te.
Cos’è l’iCloud? È un sistema di archiviazione di contenuti multimediali dell’utente su server remoti che possono essere condivisi su più dispositivi in contemporanea. Il tutto ovviamente necessita di user e password per il riconoscimento dell’utente e la configurazione dal relativo pannello di controllo andrà ad aggiornare, per esempio, i devices dello stesso utente all’acquisto di un libro o di un file mp3.
iCloud di Apple, uno dei più interessanti in circolazione, mette a disposizione dell’utente, all’acquisto di un device, uno spazio di 5GB oltre i quali bisogna pagare. Ma andiamo nel dettaglio su come un’azienda possa migliorare la propria organizzazione interna limitando le spese.
Gli strumenti cloud per gestire bene il tuo lavoro: molte risorse gratuite
Per la condivisione di file multimediali, o semplici documenti, esistono, gratuitamente, previa registrazione, due ottimi prodotti: Dropbox e SugarSync.
Entrambi possono essere gestiti da computer, iPad e smartphone, così da rendere accessibile, con un singolo account, tutti i documenti salvati nelle cartelle e condivise con colleghi di lavoro ed amici. Al click destro su una cartella creata, è infatti possibile decidere a quale utente, tramite email o link, far accedere per la condivisione dei files in nostro possesso.
Non hai Office?
Non è un problema. Un altro strumento che trovo favoloso è il Gmail e in alternativa, per i più esigenti, a 4€ al mese, Google Apps for Business.
Il Calendario, i Documenti e la email spaziosissima e personalizzata, con risponditore automatico e quant’altro, possono aiutare nell’organizzazione dei tuoi lavori. Per esempio, in Gmail, puoi scegliere dalla scheda Documenti un template per la gestione Budget di entrate ed uscite mensili, riorganizzazione aziendale o semplicemente per fatturare le tue commesse o magari redigere preventivi ritoccandoli al volo e mandandoli in stampa all’ultimo dal tuo smartphone.
Esistono infatti delle applicazioni, e specie per chi ha Android come S.O. su smartphone HTC, ecc. che permettono la visualizzazione ottimale, e non a browser, di documenti salvati. Il Calendario può essere sincronizzato con l’agenda del proprio smartphone in tempo reale e puoi essere aggiornato su cosa stanno facendo i tuoi dipendenti se condividono con te il calendario aziendale.
Un altro servizio molto buono, per chi volesse avere un fax a portata di email e senza ingombri, è Messagenet. Permette di avere un numero di fax con il prefisso della propria zona a canone annuale e per inviare fax con lo stesso numero basta una ricarica di pochi euro. Senza sprecare carta, l’invio avviene telematicamente e la ricezione alla tua email grazie al sistema VoIP.
Un bel risparmio di tempo, denaro, costi di manutenzione e cartucce per il toner nonché un grande aiuto per l’ambiente nella riduzione della carta in circolazione. Ora disponibile anche in mobile per l’invio fax. Le app sono gratuite.
Per l’organizzazione dei clienti ho trovato ottimi i CRM, acronimo di Customer relationship management, ovvero la gestione delle relazioni coi clienti, Sugar e vTiger, entrambi gratuiti e, codice alla mano per i più esperti, personalizzabili.
Chi ha detto che per aprire un’attività ci vogliono grandi investimenti? Bisogna solo sapersi organizzare ed ottimizzare gli strumenti a disposizione. Che cosa ne pensi?
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9 commenti
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Ciao Monica,
ho iniziato ad utilizzare iCloud qualche mese fa e lo trovo molto utile e ben fatto, ma… come sempre apple fa delle cose bellissime e poi si dimentica di un pezzetto.
Il calendario é editabile, la rubrica è editabile, perché diavolo i documenti non sono editabili (come su google docs ad esempio)?!???!? E perché diavolo non posso caricare qualsiasi tipo di documento?
Al punto in cui sono, ci vuole mezza giornata di programmazione per rendere editabili i documenti. Lo faccio io gratis porca miseria. Ma così com’è, la parte relativa ai documenti é perfettamente inutile
Ciao Maurizio!
Eggià, delle volte fanno molto ma si perdono nei dettagli…
Il caricamento dei documenti non so se sia per loro un problema di sicurezza o la volontà di blindare il tutto ed utilizzare i loro e stop. Ma anche di questi servizi se ne vedranno di evoluzioni!
Ciao Monica, complimenti per l’articolo molto interessante :-)
Anch’io uso spesso, più per interessi personali che per lavoro, questi strumenti cloud, e in effetti apprezzo particolarmente la comodità di sistemi come Dropbox o SugarSync; sempre nella stessa categoria, mi trovo bene anche con Memopal (www.memopal.com), un servizio che, essendo realizzato in Italia, ha dalla sua un’ottima velocità di up/download, pur non avendo ancora un’interfaccia web che possa competere con i primi due.
Altri strumenti cloud che trovo molto utili sono quelli che permettono di avere un proprio taccuino online, costantemente sincronizzato con vari dispositivi fissi o mobili: uno dei più diffusi in questa categoria è sicuramente Evernote (www.evernote.com), che permette anche di condividere le note che vogliamo con chi vogliamo; oppure c’è anche Catch (www.catch.com), molto veloce nella sua interfaccia web.
Infine, per tutti i fan di “Big G”, direi di prestare attenzione a quello che dal prossimo mese dovrebbe andare ad aggiungersi ai già numerosi tool gratuitamente disponibili: si chiamerà Google Drive e, al di là del mero spazio di archiviazione che metterà a disposizione, la speranza è che il suo utilizzo offra dei vantaggi pratici tali da renderlo realmente utile, e non soltanto un clone dei tanti già a disposizione.
Ciao Antonio!
Grazie del commento e dei suggerimenti!
Interessanti spunti Monica, sono appena passato dalla scelta aziendale di trovare il modo di sincronizzare i calendari e quant’altro. Il problema principale è stato uscire dal problema di sincronizzazione Blackberry / Apple : i due frutti non vanno d’accordo assieme. iCloud, ottimo servizio per certi aspetti, ci obbligava troppo a restare chiuso nell’ambiente Apple, così abbiamo preferito provare i servizi di Big G e con Android siamo ben sincronizzati. Non ho ancora affrontato la questione G Apps per Business ma penso mi farò un’idea: qualcuno le utilizza?
Per il CMR ho provato ancha ad utilizzare VTiger: incredibilmente potente, l’ho trovato in realtà “troppo” per una realtà imprenditoriale piccola, così ho lasciato stare.
Ci sono sempre molte oppurtunità online, molte sconosciute, sarebbe interessante fare una lista dei più interessanti. Segnalo anche wetransfer.com , ottimo servizio per spedire file di grosse dimensioni
Ciao Francesco!
Grazie del commento.
Sì, Android è più aperto come sistema, rispetto ad Apple.
Il G Apps l’ho provato e non c’è ancora per mobile. Se ti colleghi e lo richiedi ti daranno 30 gg gratuiti, per vedere se può fare al caso tuo, al termine dei quali puoi decidere se continuare ad usufruire il servizio. Lo sconsiglio solo nel momento in cui ti serve più fuori ufficio e quindi in versione mobile, assente al momento.
Per il resto direi che è ottimo.
Grazie della tua segnalazione! Condivido il mettere qui nei post altri prodotti cloud per ottimizzare la produttività!
Io uso gli strumenti di Google, non avendo un Mac e sono molto soddisfata della qualita. Sono molto facile da usare e una buona grafica.
Volevo scaricare i cloud dalle Impostazioni ma appare una scritta che dice che, sul mio nuovo Ipad non è possibile perchè ho scaricato tutti gli account gratis. Cosa posso fare ? Grazie
Ciao, sai che non saprei dirti?
Prova piuttosto con un app di Chrome su iPad e vedi cosa ti dà come errore.
Facci sapere!
Ciao!