Gli strumenti cloud per gestire bene il tuo lavoro

Se sei in proprio e vuoi limare alcune spese senza rinunciare alla qualità del lavoro, o se semplicemente vuoi decentrare files e documenti che altrimenti andrebbero persi una volta salvati in un solo devices, l’iCloud è quello che fa per te.

Cos’è l’iCloud? È un sistema di archiviazione di contenuti multimediali dell’utente su server remoti che possono essere condivisi su più dispositivi in contemporanea. Il tutto ovviamente necessita di user e password per il riconoscimento dell’utente e la configurazione dal relativo pannello di controllo andrà ad aggiornare, per esempio, i devices dello stesso utente all’acquisto di un libro o di un file mp3.

iCloud di Apple, uno dei più interessanti in circolazione, mette a disposizione dell’utente, all’acquisto di un device, uno spazio di 5GB oltre i quali bisogna pagare. Ma andiamo nel dettaglio su come un’azienda possa migliorare la propria organizzazione interna limitando le spese.

Gli strumenti cloud per gestire bene il tuo lavoro: molte risorse gratuite

Per la condivisione di file multimediali, o semplici documenti, esistono, gratuitamente, previa registrazione, due ottimi prodotti: Dropbox e SugarSync.

Entrambi possono essere gestiti da computer, iPad e smartphone, così da rendere accessibile, con un singolo account, tutti i documenti salvati nelle cartelle e condivise con colleghi di lavoro ed amici. Al click destro su una cartella creata, è infatti possibile decidere a quale utente, tramite email o link, far accedere per la condivisione dei files in nostro possesso.

Non hai Office?

Non è un problema. Un altro strumento che trovo favoloso è il Gmail e in alternativa, per i più esigenti, a 4€ al mese, Google Apps for Business.

Google Apps for Business

Il Calendario, i Documenti e la email spaziosissima e personalizzata, con risponditore automatico e quant’altro, possono aiutare nell’organizzazione dei tuoi lavori. Per esempio, in Gmail, puoi scegliere dalla scheda Documenti un template per la gestione Budget di entrate ed uscite mensili, riorganizzazione aziendale o semplicemente per fatturare le tue commesse o magari redigere preventivi ritoccandoli al volo e mandandoli in stampa all’ultimo dal tuo smartphone.

Esistono infatti delle applicazioni, e specie per chi ha Android come S.O. su smartphone HTC, ecc. che permettono la visualizzazione ottimale, e non a browser, di documenti salvati. Il Calendario può essere sincronizzato con l’agenda del proprio smartphone in tempo reale e puoi essere aggiornato su cosa stanno facendo i tuoi dipendenti se condividono con te il calendario aziendale.

Un altro servizio molto buono, per chi volesse avere un fax a portata di email e senza ingombri, è Messagenet. Permette di avere un numero di fax con il prefisso della propria zona a canone annuale e per inviare fax con lo stesso numero basta una ricarica di pochi euro. Senza sprecare carta, l’invio avviene telematicamente e la ricezione alla tua email grazie al sistema VoIP.

Messagenet

Un bel risparmio di tempo, denaro, costi di manutenzione e cartucce per il toner nonché un grande aiuto per l’ambiente nella riduzione della carta in circolazione. Ora disponibile anche in mobile per l’invio fax. Le app sono gratuite.

Per l’organizzazione dei clienti ho trovato ottimi i CRM, acronimo di Customer relationship management, ovvero la gestione delle relazioni coi clienti, Sugar e vTiger, entrambi gratuiti e, codice alla mano per i più esperti, personalizzabili.

Sugar CRMvTiger CRM

Chi ha detto che per aprire un’attività ci vogliono grandi investimenti? Bisogna solo sapersi organizzare ed ottimizzare gli strumenti a disposizione. Che cosa ne pensi?

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L'autore

Monica è consulente Web e SEO. Tra i prodotti Adobe quelli che predilige sono Photoshop, Illustrator ed InDesign. Tra un cartaceo ed un e-book è pronta a divorare libri su libri. Perché, in fondo, nel mestiere del web non ci si può mai definire dei grandi esperti: bisogna esser sempre pronti ad imparare e ad aggiornarsi.

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