Come calcolare costi e tempi di consegna di un progetto web evitando di scrivere cifre insensate?

sitowebdallaaallaz2Dopo aver definito con il cliente quella che dovrà essere in linea di massima la struttura generale e gli obiettivi del sito web (tipologia dei contenuti, numero di pagine,etc.) arriva il momento di realizzarne il preventivo dettagliato, il quale dovrà includere anche costi e tempi di consegna del lavoro che ci è stato richiesto.

Come fare a calcolare costi e tempi di consegna evitando di scrivere cifre senza senso?

Il modo più corretto è quello di lavorare per progetti.

La realizzazione di un sito web non è un compito che si esegue con semplicità come qualcuno erroneamente potrebbe pensare, ma si tratta di un lavoro complesso che per essere realizzato bene necessita di un team di lavoro con diverse figure professionali coinvolte, ognuna delle quali ricopre uno specifico ruolo nella realizzazione del progetto.

Analizziamo brevemente alcune delle figure professionali che possono intervenire nel processo di sviluppo.

  • Il project manager: è colui che si occuperà della gestione del progetto coordinando il team di lavoro, stabilendone il budget necessario, il numero delle risorse coinvolte, costi e tempi di realizzazione.
  • Il team di sviluppo:che in base alla complessità del progetto può essere composto da
    • il web concept designer: il compito del concept è quello di dare una forma al progetto finale a partire dall’idea, dalla strategia di comunicazione e dagli obiettivi di business.
    • Il web designer: è colui che progetta il sito nel suo complesso, ne decide l’aspetto, l’interfaccia utente, i colori, l’albero principale di navigazione.
    • Il grafico: su specifiche date dal designer o dal cliente si occupa della realizzazione del layout delle pagine e della grafica in generale che costituirà il sito web. Il ruolo del grafico è quello di trasmettere al visitatore, attraverso le immagini, le emozioni oggetto della comunicazione.
    • Il web developer: è il realizzatore delle pagine del sito web, il suo ruolo è quello di trasformare le varie specifiche del web designer in pagine web navigabili utilizzando il linguaggio specifico del web, XHTML, CSS, linguaggi di programmazione ASP, PHP, JSP, SQL, per sviluppare script e codificare le parti dinamiche che consentono una maggiore interattività dei siti.
  • Il team dei contenuti: trasforma gli appunti forniti dal cliente, in testo scritto nel linguaggio di chi si presume sarà il visitatore e nella forma che l’azienda ritiene necessaria per la tipologia di sito.
  • Il team del marketing:ha la responsabilità di dare visibilità al sito, curando che vi sia il traffico e l’attinenza necessaria al raggiungimento degli obiettivi. Interviene fin dalle fasi di progettazione e sviluppo assistendo il web designer, il grafico e lo sviluppatore.
    • Web Marketing Strategist: Propone e realizza progetti di comunicazione e di servizi Web in tutte le sue componenti: business idea, posizionamento del prodotto/servizio, scelte tecnologiche, individuazione e chiusura partnership. Monitoraggio e aggiornamento continuo dei servizi offerti dal sito/portale.

Le figure professionali che partecipano alla progettazione variano in funzione della complessità del progetto e del budget ad esso dedicato. Per la realizzazione di piccoli lavori che dispongono di budget limitati spesso una persona può ricoprire più ruoli contemporaneamente.

Dopo aver dato un rapido sguardo a quelle che sono le figure professionali che possono essere coinvolte nello sviluppo del nostro sito web, indossiamo i panni di una di esse ed entriamo nel ruolo del Project Manager:  iniziamo quindi con la definizione di obiettivi e compiti e la costruzione di programmi, per chiarire le fasi temporali in cui si dovranno realizzare i compiti ed individuare le responsabilità.

Il nostro cliente ci ha richiesto di realizzare non solo il sito web ma ha acquistato anche ulteriori servizi aggiuntivi come il servizio di copywriting e il servizio di indicizzazione del sito.

Gli aspetti principali del piano di progetto

Gli aspetti principali del piano di progetto sono rappresentati da:

  1. obiettivi del progetto: che cosa deve essere fatto (nel nostro caso lo sviluppo di un sito web);
  2. attività da svolgere: come deve essere fatto (quali sono nel dettaglio tutte le attività che devono essere eseguite per portare a termine il progetto);
  3. competenze necessarie: quali conoscenze e capacità verranno impiegate(quali figure professionali saranno coinvolte nel progetto);
  4. definizione e assegnazione: chi lo deve fare (assegnare ogni risorsa alle attività che dovrà svolgere);
  5. scheduling del progetto: quando si deve fare (definire le fasi temporali in cui ogni singola attività dovrà essere svolta);
  6. definizione e assegnazione delle risorse economiche di progetto: quanto costa (calcolare il costo del progetto sulla base delle risorse coinvolte e del tempo necessario per portare a termine il progetto);
  7. sistema di controllo: come verificare (verifica dello stato di avanzamento del progetto);

Adesso passiamo al lato pratico: è ovvio che ognuna di queste fasi non può essere gestita in modo manuale, altrimenti saremmo sempre in balia dell’errore umano e degli imprevisti. Ci occorre quindi un valido strumento di supporto che automatizzi il più possibile ogni fase e gestisca in modo ordinato tutto il progetto.

Online sono reperibili alcuni software open source  (per esempio Planner e Gantt Project  oppure OpenProj per utenti Mac) che possono rivelarsi di grande aiuto nella gestione dei progetti. Nel nostro caso invece adopereremo Microsoft Project dato che siamo soliti utilizzarlo per i nostri piani di lavoro e ne abbiamo più dimestichezza.

Quello che segue è uno screencast completo sulla gestione dello sviluppo di un sito web per un cliente.  Ti farà capire come sia gratificante e proficuo lavorare in modo strutturato e ti spiegherà in modo dettagliato come utilizzare il software.

1° video – Introduzione ed inserimento di alcune attività – (durata: 9′ 29”)

Dopo una breve introduzione vedrai come inserire nel programma alcune della attività che dovranno essere svolte.

2° Video – Inserimento completo di tutte le attività che compongono il progetto – (durata: 16′ 32”)

In questo  video terminerai di inserire tutte le singole attività che compongono il tuo progetto. Ti consiglio di seguirlo se vuoi sapere quali sono, nel dettaglio, tutte le fasi che si susseguono nello sviluppo di un sito web.  Altrimenti puoi passare direttamente al video 3, che ti mostrerà come aggiungere nel tuo progetto le varie risorse che interverranno nel processo di sviluppo e come assegnare loro le prime attività da svolgere.

3° Video – Aggiunta delle risorse ed assegnazione delle prime attività da svolgere – (durata: 7′ 15”)

Una volta inserite tutte le attività comincia ad inserire le risorse e ad assegnare a ogni singola attività la risorsa predisposta al suo svolgimento.

4° Video – Assegnazione completa di ogni attività – (durata: 5′ 24”)

Adesso finirai di assegnare le attività rimanenti. Se hai capito come si assegnano le attività alle singole risorse e non ti interessa vedere il resto, puoi passare al video 5 in cui stabilirai la durata di ogni attività in modo che il software possa calcolarne il costo in modo automatico.

5° Video – Assegnazione della durata delle singole attività – (durata: 10′ 47”)

In questo video assegnerai ad ogni attività un lasso di tempo entro il quale deve essere svolta. Questo ti permetterà di prevedere quanto tempo richiede lo svolgimento del progetto e, sulla base del tempo, qual è il suo costo.

6° Video – Collegamenti tra le singole attività – (durata: 12′ 46”)

L’ultimo video ti mostrerà come collegare tra di loro ogni attività: quali sono le attività critiche che devono essere completate prima di passare a quelle successive, e quali quelle che possono essere realizzate contemporaneamente.

Conclusioni

Spero che quest’articolo sia stato di tuo interesse. Abbiamo finalmente dato una risposta a quella che era la nostra domanda inziale, adesso sappiamo come calcolare il costo reale e i relativi tempi di consegna di un progetto web evitando di commettere errori o tralasciare qualche aspetto fondamentale.

L’appuntamento è per la prossima settimana con un nuovo articolo di questa guida che tratterà un argomento sempre attuale e di grande rilievo nello sviluppo di un sito web : Come evitare futuri ripensamenti da parte del cliente?

Gli altri articoli di questa guida:

  1. Come capire le esigenze del cliente al primo incontro?
  2. Come calcolare costi e tempi di consegna di un progetto web evitando di scrivere cifre insensate?
  3. Come evitare futuri ripensamenti da parte del cliente?
  4. Come sviluppare e organizzare la struttura di un sito web?
  5. Come trovare l’ispirazione e disegnare il layout di un sito web?
  6. Come presentare la bozza grafica al cliente?
  7. Come realizzare le pagine interne dopo l’accettazione della bozza?
  8. Come esportare un psd in xhtml e css senza perderci la ragione? (parte1) (parte 2)
  9. Come indicizzare un sito senza essere degli esperti SEO? (parte 1) (parte 2)
  10. Come assicurarsi di non aver commesso errori prima di lanciare il sito online?
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L'autore

Nando è fondatore di Edi Group, società di Comunicazione e Formazione fondata nel 2005. È inoltre Trainer Microsoft e docente di Webdesign con anni di esperienza, anche in qualità di progettista, in corsi di Formazione Professionale regionali e privati. È stato speaker in diverse prestigiose conferenze, anche per conto di Microsoft Italia. Tiene abitualmente corsi di formazione presso le aziende. È autore di diversi libri sul Web Design, in italiano ed inglese. +

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